Autor: Pontis Technology

SuiteFiles je cloud-based platforma za upravljanje dokumentima osmišljena kako bi pojednostavila pohranu datoteka, suradnju i automatizaciju poslovnih procesa. Izvorno razvijena za male i srednje tvrtke, platforma omogućuje upravljanje dokumentima, e-mailovima, predlošcima i drugim sadržajem na jednom mjestu. Integrira se s alatima poput Microsoft 365, Outlooka, Xera i drugih poslovnih rješenja, a korisnicima je dostupna putem weba i Outlook addina.

Platforma podržava niz ključnih funkcionalnosti: elektroničko potpisivanje dokumenata, verzioniranje, organizaciju klijentskih mapa, sigurno dijeljenje datoteka, upravljanje e-mailovima, generiranje dokumenata iz predložaka te upravljanje korisničkim ulogama i pravima pristupa.

Što gradimo i zašto

Cilj projekta je potpuna rekonstrukcija platforme s naglaskom na modernu arhitekturu, odnosno zamjena zastarjelog sustava skalabilnim i održivim rješenjem. Fokus je na zadržavanju ključnih funkcionalnosti, poboljšanju performansi i korisničkog iskustva te osiguravanju jednostavne integracije s postojećim alatima. Jednako važan je i inženjerski cilj: isporučivati funkcionalnosti svaki mjesec na ponovljiv način, u ritmu koji gradi povjerenje i unutar tvrtke i prema korisničkoj bazi SuiteFilesa.

Ono što novu verziju platforme izdvaja je ambicija da bude inteligentna od temelja, ne samo modernizacija postojećeg sustava, nego platforma pokretana AI-em koja korisnicima pruža pametne funkcionalnosti. Jedan od primjera koji je već implementiran je kreiranje template dokumenta kroz chat interface, nakon čega se automatski mogu popuniti placeholderi s konkretnim informacijama. Uz to, razvili smo i proof of concept za automatsku obradu PDF dokumenata koji prepoznaje mjesta za potpis, imena, datume i inicijale, a koji planiramo jednog dana integrirati u proizvod.

Ovaj rad smješten je i unutar jasnog poslovnog cilja. SuiteFiles cilja na rast korisničke baze od preko 25% godišnje, s europskom ekspanzijom kao glavnom polugom. Ta ambicija ostvariva je samo ako inženjering i produkt mogu funkcionirati kao jedan globalni tim, i upravo zato je način na koji radimo zajedno jednako važan kao i ono što isporučujemo.

Ulazak u projekt koji postoji već 13 godina

Nismo ušli u projekt od nule. Dio backenda je već bio napisan prije našeg dolaska, a mi dalje razvijamo i nadograđujemo ostatak. Sam proizvod postoji na tržištu 13-14 godina, što znači da postoji cijeli jedan legacy sustav s puno implicitnog znanja koje nigdje nije zapisano, plus novi sustav koji je postavljen prije nego što smo mi došli na projekt.

Trebalo je razumjeti oboje: kako stara verzija funkcionira, zašto su određene odluke donesene onako kako jesu, i kako se novi sustav na to nadovezuje. Taj prijenos znanja nije nešto što možete obaviti čitanjem dokumentacije koja često ili ne postoji ili nije ažurna.

U Zagreb nam je došla osoba koja je na projektu duže vrijeme i koja duboko poznaje i legacy i novi sustav. Bilo je to iznimno korisno, intenzivan period u kojem smo mogli postavljati bilo koja pitanja i dobiti odgovore i praktične primjere. U planu je i još jedan dolazak u Zagreb, ovaj put grupni, uključujući head of product, CEO-a i istu tu osobu koja je već bila kod nas. Susret uživo u ovakvim projektima uvijek donese nešto što video pozivi ne mogu, i očekujemo da će to biti još jedan važan korak naprijed.

Kao i kod svega ostalog na ovom projektu, znanje koje dobijemo ne može ostati samo u glavama nekoliko ljudi. Svjesno rješavamo izazov upravljanja znanjem sada, kako bi sljedeći inženjer koji se pridruži timu, bilo za šest mjeseci ili dvije godine, imao odakle krenuti. Dokumentacija postaje jednako važan deliverable kao i kod, i prema njoj se tako i odnosimo.

Rad preko tri vremenske zone

Uz svu tehničku kompleksnost, jedan od zanimljivijih aspekata ovog projekta nije tehnički već logistički. Dev tim sjedi kod nas u Hrvatskoj, management je na američkoj zapadnoj obali, a klijent i stakeholderi su na Novom Zelandu. U početku je bilo dosta kaotično, rad u tri vremenske zone kombiniran s ulaskom u djelomično napisan sustav i kompleksan legacy ostavljao je malo prostora za uhodan ritam.

Kroz nekoliko tjedana eksperimentiranja i prilagodbe, došli smo do strukture koja danas funkcionira. Jednom tjedno interni sastanak samo za nas, prostor gdje se izazovi mogu otvoreno iznijeti i raspraviti bez vanjskog pritiska. Svjesno smo gradili komunikacijski stil koji je siguran i utemeljen na povjerenju, jer problemi koje se imenuje brzo su problemi kojima se može upravljati, dok problemi koji se skrivaju jer se prostor ne doživljava sigurnim postaju stvarni rizik kasnije. Dvaput tjedno sync s managementom kako bismo osigurali da smo usklađeni na razini projekta. Svaki dan kratki pisani daily, ključno jer sinkroni poziv s Novim Zeladom u normalnom radnom vremenu jednostavno ne postoji. I uz to, po potrebi, direktni sastanci između inženjeringa, product managementa i ključnih poslovnih stakeholdera kroz tjedan.

Uz tu strukturu, Jira nam je postala source of truth, mjesto gdje su zabilježeni svi zadaci, odluke i promjene, bez obzira gdje se tko nalazi i u kojoj je vremenskoj zoni. Kad svi gledaju isto mjesto i svi su disciplinirani oko ažuriranja, većina koordinacijskih problema jednostavno nestane.

Alati su postali dio istog tkanja. Claude Code je sada ugrađen u naš svakodnevni rad, za snalaženje u nepoznatom codebaseu, izradu prvih verzija rješenja, pregled promjena i bilježenje institucionalnog znanja usput. Ne zamjenjuje prosudbu tima, ali skraćuje put od pitanja do korisnog odgovora, što je važno kad pola tima spava dok druga polovica naiđe na blocker.

Gdje smo sad

Na projektu smo tek šest mjeseci, ali već smo isporučili jako puno i svjesni smo da nas još puno toga čeka. Projekt je još uvijek u aktivnom razvoju, ali već sada imamo znatno bolji workflow nego na početku: jasniju komunikaciju, bolju strukturu znanja, mjesečni ritam isporuke koji poprima oblik i temelje na kojima gradimo dalje. Cilj od sada je nastaviti isporučivati svaki mjesec na način na koji se tvrtka i korisnici SuiteFilesa mogu osloniti, uz potporu ekspanziji tvrtke u Europu i ciljnom rastu korisničke baze od 25%+ godišnje. Ono što je pred nama jednako je ambiciozno kao ono što smo već prošli, i to je, na kraju krajeva, ono što ovakve projekte čini vrijednima.